La gestion de flotte automobile est un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. Cet aspect opérationnel demande une attention particulière pour garantir une utilisation optimale des véhicules, maîtriser les coûts, assurer la sécurité des conducteurs et respecter les réglementations en vigueur. Découvrez dès maintenant notre guide complet sur la gestion de flotte et les meilleures pratiques à adopter. Et voyez enfin les effets réels et positifs sur la rentabilité de votre société et la productivité de vos employés !
Qu’appelle-t-on « la gestion de flotte automobile » ?
La gestion de flotte automobile désigne l’ensemble des activités et des processus liés à la gestion et à l’optimisation d’un ensemble de véhicules utilisés par une entreprise ou une organisation. Il s’agit d’une « discipline » qui vise à superviser efficacement un parc automobile, depuis l’acquisition des véhicules jusqu’à leur revente ou leur remplacement.
La gestion de flotte comprend plusieurs éléments clés :
- L ’acquisition de véhicules ;
- La gestion opérationnelle de la flotte,
- La sécurité des conducteurs et des véhicules ;
- La gestion financière de la flotte.
Les 3 pôles d’intervention
La gestion de flotte automobile comprend des aspects administratifs, logistiques et techniques importants qui permettent d’assurer un fonctionnement efficace du parc.
L’aspect administratif
Il implique la gestion des documents et des procédures liés aux véhicules de la flotte. Cela comprend la mise à jour des dossiers de chaque véhicule, tels que les titres de propriété, les contrats de location, les registres d’entretien et les documents d’assurance.
La gestion des licences et des permis de conduire des conducteurs est également une partie importante de ce volet.
L’aspect logistique
Il se concentre sur la planification et l’organisation des opérations de la flotte. Cela comprend la gestion des réservations de véhicules et leur attribution aux conducteurs en fonction de leurs besoins.
L’aspect technique
Il concerne la maintenance, les réparations et la surveillance des performances des véhicules ou encore la gestion des cartes carburant.
Il renvoie à la mise en place d’un programme d’entretien régulier pour chaque véhicule (changements d’huile, inspections techniques, vérifications des pneus et des freins, …).
Les différents mode de gestion
La gestion de votre parc automobile peut se faire de deux façons : soit en interne, soit en externe.
Internaliser la gestion de votre flotte
La gestion de votre flotte automobile peut être effectuée en interne, au sein des départements « généraux » ou « logistiques » des entreprises.
Les départements généraux se chargent de superviser les véhicules utilisés pour le transport du personnel, tandis que les départements logistiques sont responsables de la gestion des automobiles qui transportent les marchandises et les appareils de manutention.
Le gestionnaire parc collabore avec différents départements de l’entreprise. Au sein de la structure, le service des ressources humaines lui permet de se renseigner sur les conducteurs. Il est également en contact avec le service comptable pour la gestion des factures et des taxes.
Au niveau externe, le responsable de flotte est en lien avec les concessionnaires, les sociétés de location, les assureurs, les fournisseurs de carburant, les spécialistes des technologies de suivi (télématiciens) et les autorités gouvernementales en cas d’amendes.
La collaboration étroite avec ces différents départements internes et les prestataires externes est essentielle pour une gestion optimale de la flotte automobile. Elle nécessite une communication fluide et une coordination efficace entre toutes les parties prenantes.
Externaliser la gestion de sa flotte : le fleet management
Une alternative consiste à confier la gestion de votre flotte automobile à un prestataire externe. Cette solution s’avère judicieuse lorsque le parc automobile compte de (très) nombreux véhicules. Gérer des milliers de voitures nécessite du temps et des compétences bien particulières. Il se peut que votre société n’ait pas les compétences indispensables pour gérer son parc automobile elle-même.
Le lien entre les fournisseurs et vous est donc assuré par le prestataire externe.
En optant pour l’externalisation, de nombreux avantages s’offrent à votre entreprise :
- L’optimisation des coûts : En externalisant la gestion de votre flotte, vous pouvez optimiser les coûts directs, indirects et fiscaux associés à vos véhicules. Cela peut inclure la réduction des dépenses liées à l’achat, à l’entretien, à l’assurance et à d’autres aspects de la gestion de flotte.
- Un pouvoir de négociation plus intéressant : Grâce aux volumes de véhicules gérés ou aux relations établies par le prestataire de gestion de flotte, vous pouvez bénéficier de meilleures conditions tarifaires lors de l’achat de nouveaux véhicules.
- Des avantages contractuels : Vous obtenez des conditions avantageuses sur vos contrats avec les garagistes, les assureurs, les vendeurs, les loueurs et les constructeurs.
- Une vision détaillée et globale : Le prestataire de gestion de flotte vous offre une vision complète et détaillée de votre parc automobile. Vous disposez d’informations précises sur les véhicules, leur utilisation, leur entretien, leur performance, et bien d’autres aspects.
- L’expertise et le soutien : Vous bénéficiez du soutien d’experts qui vous aident à prendre les bonnes décisions. Ils peuvent vous conseiller sur les arbitrages à effectuer en tenant compte des réglementations en vigueur.
- Un vrai gain de temps : Vous évitez à vos employés des tâches administratives et logistiques liées à la gestion de flotte.
Faut-il acheter ou louer vos véhicules ?
Au moment de constituer votre flotte automobile ou de la renouveler, vous pouvez choisir d’acheter ou de louer vos véhicules.
L’achat de véhicules
Vous achetez vos véhicules auprès d’un concessionnaire. Vous les enregistrez ensuite sur le registre des immobilisations.
L’achat au comptant peut être intéressant si vos conducteurs effectuent moins de 10 000 km par an ou encore si vous utilisez des véhicules spécifiques, tels qu’un camion nacelle.
Le leasing : location avec option d’achat (LOA)
Le concessionnaire de votre choix fournit vos véhicules à votre établissement financier. Celui-ci vous loue ensuite ces véhicules. C’est ce qu’on appelle le leasing ou crédit-bail. Si vous le souhaitez, vous pouvez acheter les voitures à la fin de cette location (24 à 48 mois en moyenne). Vous aurez à payer une valeur résiduelle, mentionnée dans le contrat.
Vous disposerez d’un forfait kilométrique pour chaque véhicule. Il est donc important d’opter pour une solution de suivi du kilométrage efficace, afin de ne pas payer de frais supplémentaires.
Bonne nouvelle : comme la TVA est répartie sur vos différents loyers, vous n’aurez pas à la payer d’avance.
Le leasing : location longue durée sans option d’achat (LLD)
Vous louez vos véhicules auprès d’un professionnel pour la période de votre choix (de 20 à 60 mois, avec une moyenne de 36 mois). À la fin de votre période de location, vous pouvez faire une offre de rachat au prix du marché. Notez que le véhicule est restitué au loueur en fin de contrat, vous ne pouvez pas l’acheter immédiatement.
Comme vos loyers sont considérés comme des charges, vous réalisez entre 10 et 15 % d’économie sur chaque véhicule (comparé à ce que vous coûterait un véhicule immobilisé).
La location moyenne durée (LMD)
C’est la solution idéale si vous recherchez une certaine souplesse.
La LMD présente trois avantages :
- Elle vous permet de continuer à travailler en attendant l’arrivée de nouvelles voitures ou l’attribution de budgets supplémentaires.
- Si vous avez des missions ponctuelles à effectuer, la LMD est la solution idéale
- Vous disposez de véhicules à proposer aux personnes embauchées dans le cadre d’un contrat court.
Gestion de votre flotte automobile : quelles règles devez-vous suivre ?
Les nouvelles règles ont pour objectif de rendre le parc automobile des entreprises plus respectueux de l’environnement.
Voici quelques exemples parlants :
- En 2024, les véhicules diesel n’auront plus le droit de circuler dans Paris.
- En 2040, la vente de véhicules thermiques sera interdite.
- En 2050, la réglementation visera la neutralité carbone.
Retenez ainsi que dès 2024, vous devrez posséder au moins 20 % de véhicules à faible émission (VFE). Cela passera à 40 % en 2027 et à 70 % dès 2030. Cela vous concerne si vous possédez au moins 100 voitures.
Si vous travaillez au sein d’une collectivité territoriale, d’un groupement ou d’un établissement lui étant rattaché, votre part de VFE s’élève à 30 % lorsque vous renouvelez votre parc. En 2025, cette part s’élèvera à 37,4 %
Bien gérer sa flotte automobile : quel logiciel de gestion choisir ?
Un bon logiciel de gestion vous permet de regrouper l’ensemble de vos données au même endroit. De plus, le pilotage de votre flotte est facilité grâce à des indicateurs fournis par votre outil.
Celui-ci est à choisir en fonction de différents points, tels que :
- Le nombre de véhicules composant votre parc ;
- La facilité de prise en main du logiciel ;
- La possibilité de personnaliser ou non les paramètres du logiciel ;
- Maîtriser le temps d’intervention ;
- Réduire les risques de vol ;
- Définir le coût des déplacements ;
- Augmenter la satisfaction de vos clients, grâce à une meilleure réactivité et une gestion proactive des imprévus ;
- …
En tant que gestionnaire de flotte, vous avez tout intérêt à opter pour une carte carburant multi-enseignes comme la Ticket Fleet Pro. Grâce cette carte essence, vous réalisez non seulement des économies sur les dépenses en carburant de votre entreprise, mais vous bénéficiez également de rapports de consommation détaillés pouvant être intégrés à votre logiciel de gestion de flotte. La carte multi-enseignes vous donne une visibilité sur toutes vos transactions depuis l’espace client en ligne : carburant, péage, parking, … Et si vos conducteurs utilisent correctement leur carte, vous pouvez aussi connaître le kilométrage de chaque véhicule. La Ticket Fleet Pro vous aide non seulement à contrôler vos dépenses mais aussi à optimiser la gestion de votre flotte !